Dokumentide hoiukastide ülevaade: tüübid, hinnad, eelised ja puudused

Dokumentide hoiukastid aitavad lahendada mitut probleemi korraga. Need võimaldavad teil ruumi kokku hoida – mahukad paberivirnad ei võta teie töölaual ega kapis ruumi.

Vajalikud dokumendid on kergesti leitavad spetsiaalselt selleks ettenähtud ja märgistatud hoiukohalt. See säästab aega ja lahendab kaootiliselt hajutatud paberilehtede probleemi.

Jääb üle vaid valida dokumentide hoidmiseks vajalik kastitüüp.

Miks ja milleks neid vaja on?

Dokumentide hoiukastid täidab korraga mitut funktsiooni:

• mugava arhiveerimissüsteemi korraldamine - leiate vajalikud paberid võimalikult kiiresti üles;
• ruumi kokkuhoid - oma kompaktsuse tõttu võtavad kastid minimaalselt ruumi;
• paberite kaitse mehaaniliste kahjustuste, tolmu ja päikesevalguse eest;
• abi dokumentide transportimisel ühest kohast teise, näiteks kontori kolimisel.

Eelised ja miinused

Paberite hoidmiseks mõeldud kastidel on ilmsed olulised eelised:

1. Kompaktsus. Kastid saab asetada riiulile ritta, virnastada ja mõne sordi saab kokku panna korralikuks konstruktsiooniks.
2. Kasutusmugavus. Sildistatud hoiukastid välistavad vajaduse vajalike dokumentide kaootiliseks otsimiseks.

   Soovi korral saab tellida ruumide vajadustele vastava individuaalse suurusega kasti.

   Neid panipaiku saab paigaldada horisontaalselt või vertikaalselt – vajalikke pabereid on mugav hankida igast asendist.

3. Vastupidavus ja töökindlus. Paberihoidlate spetsiaalne disain ei lase neil deformeeruda teiste kastide raskuse all.

Liigid

Levinumad dokumentide hoiukohad on arhiivikarbid ja lukuga metallkastid.

Arhiivikastid

Erineva disaini ja kujuga. Klassikaline arhiivikarp on valmistatud köitepapist. Sellel on süvendid käte jaoks, mis muudab selle hoiuruumi kaasaskandmise mugavaks. Mõnel on spetsiaalne märgistus sees hoitavate paberite loendi jaoks.

Arhiivikarpide valmistamisel kasutatakse ka nahka imiteerivat plastik- või vinüülkatet. Nende toodete sordid võivad olenevalt neis hoitavate paberite tüübist erineda. Seal on sellised kastid:

1. Vertikaalne. Need ise kokkupandavad karbid on valmistatud lainepapist, millele on lisatud plastikut või vinüülvinüüli. Nad säilitavad A4-formaadis dokumente vertikaalses asendis. Seda tüüpi arhiivikarpe nimetatakse tavaliselt väikesteks. Need on varustatud hingedega kaane, sidemete või Velcroga.
2. Horisontaalne. Universaalne karp, mis sobib peaaegu igasse kontorisse või arhiivi. Sellesse saate paigutada mitte ainult pabereid, vaid ka muid asju, näiteks kontoritarbeid. Need hoiuruumid on varustatud käepidemete jaoks mõeldud piludega ja kaas võib olla eemaldatav või hingedega.
3. Toru. Silindriline kast, mida kasutatakse rulli keeratud oluliste paberite paigutamiseks.Torusid kasutatakse visandite või jooniste transportimiseks ja säilitamiseks.

Rauast konteiner

See seade on omamoodi dokumentide jaoks seif. Selle abil on mugav hoida olulisi pabereid kontoris ja kodus.

Raudvõlvid on erineva suurusega: miniatuursetest kastidest kuni täisväärtuslike mitme riiuliga kapideni.

Kuid need kõik on varustatud spetsiaalse lukuga, mis kaitseb seifi sisu võõraste pilkude eest.

Lisasüsteemid

Vaevalt saab neid seadmeid nimetada täieõiguslikeks kastideks, kuid neid kasutatakse sageli ka dokumentide hoidmiseks.

Korraldaja seisab

Üks lihtsamaid ja eelarvesõbralikumaid viise oluliste paberite hoidmiseks kodus ja kontoris.. Korraldajaalused on mugavad nii avatud riiulite kui ka suletud kappide täitmiseks. Plussid: avage osa salvestusruumist – näete hõlpsasti vajalike paberitega kausta. Saate kleepida ka sildi korraldajale.

Kirjavahetuse kandikud

See kena aksessuaar jooksva kirjavahetuse ja paberite hoidmiseks sobib ideaalselt teie kodu või kontori interjööri. Näeb orgaaniline välja töölaual või avatud riiulitel.

Failide kaustad

Need võivad mahutada erineva sisu ja vorminguga dokumente. Failikaustad pakuvad kiiret juurdepääsu sisule. Sellised salvestusruumid on väga mugavad kliendiandmebaasi pidamiseks ja kaardifailide loomiseks.

Failikaustu on kahte peamist tüüpi:

1. Esitluseks. Nad näevad välja väga esinduslikud, valmistatud kvaliteetsest nahast või plastikust. Neid kasutatakse toodete esitlemisel või äriläbirääkimistel.
2. Registripidajad. Valmistatud plastikust või väga paksust papist. Neid kaustu kasutatakse dokumentide otseseks salvestamiseks.

Toodete maksumus

Dokumentide säilitamise hinnad on erinevad olenevalt toote tüübist:

• kirjavahetuse kandikud - 500-1500 rubla;
• failikaustad - 50-200 rubla;
• korraldaja stendid - 100-200 rubla, salvestid, 300-500 - kaustad esitlusteks;
• arhiivikarbid - 50-500 rubla;
• metallist seifid - 5000-20 000 rubla.

Soovitused valiku tegemiseks

Enne selle või selle seadme ostmist oluliste paberite hoidmiseks on kasulik kaaluda mitmeid punkte:

1. Toote materjal. Papp, metall, plast või raud – hoiustamisviis on ruumi konkreetse interjööri jaoks sobiv.
2. Dokumendi liikumise sagedus. Kui karbis või korraldajale hoitud pabereid tuleb sageli välja võtta, on parem osta kerge toode. Aitab korraldajastend, failikaust või väike plastikust või papist arhiivikarp. Arhiivide ja muu sagedast vaatamist mittevajava dokumentatsiooni hoidmiseks sobivad suured arhiivikastid või metallist seifid.
3. Salvestatud dokumentide maht. Praeguse kirjavahetuse ja paberite salvestamiseks, mis hiljem hävitatakse, piisab mitmetasandilise salve hankimisest. Korraldaja alus ja failikaust on küll mugavad dokumentide hoidmiseks, kuid need seadmed mahutavad neid vaid teatud hulga. Suuremahuliste paberite hoidmiseks sobivad arhiivikarbid ja mitme riiuliga raudkastid.
4. Konfidentsiaalsus. Väärtpabereid, mida näeb vaid omanik või ettevõtte juht, on kõige parem hoida lukuga seifis või karbis.Vabalt ligipääsetavate dokumentide jaoks sobivad kõik muud salvestusviisid.

Kuidas seda kasutada saab?

Nende toodete põhiülesanne on dokumentide korrastamine ja transportimine. Aga neid võib kasutada muul otstarbel kui nende sihtotstarve, järgmiste esemete hoidmiseks ja teisaldamiseks:

• kontorid;
• loetud ajakirjad või raamatud;
• laste mänguasjad;
• hooaja riided.

Video artikli teemal

Kuidas oma kätega dokumentide hoidmiseks korraldajat teha, videojuhised:

Järeldus

Dokumentide hoiukastid on mugav seade oluliste paberite korrastamiseks kodus ja kontoris. Selliseid panipaiku on mitut tüüpi – alates korraldajastendist kuni massiivse lukuga raudseifini. Karbi valikul tuleb keskenduda hoiustatavate paberite mahule, toote kaalule ja sisu säilitamise kestusele.